Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

L'assistant(e)administratif (ve) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants au sein du Service Coordination des Mairies Annexes et des France Services. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif et comptable du service. Il/Elle sera amené(e) à coordonner l'activité des mairies annexes en lien avec son supérieur direct.- Temps complet : 35 heures- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).- Accueil téléphonique et physique :- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants - Effectuer les relances téléphoniques (phoning)- Relever et transmettre les messages - Traitement et suivi administratif :- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)- Préparer les documents et actes pour signature- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion- Classer, archiver les documents - Reprographier- Préparer les bons de commande du service- Enregistrer et ventiler les factures - Traitement et suivi des dossiers spécifiques :- Préparer les dossiers spécifiques du service - Saisir et mettre en forme les documents propres à l'activité du service (notes de services, comptes rendus de réunions...)- Alimenter et actualiser les tableaux de bord de suivi d'activité du service- Suivi administratif des personnels :- Tenir à jour les plannings de congés du service- Transmission pour validation hiérarchique et DRH- Coordination des mairies annexes- Gestion des fiches d'intervention et de demandes de fournitures- Gestion des demandes internes- Gestion des réservations de salles, tenue des plannings de réunions- Visites de site, rendez-vous avec les partenaires, commande et dépôts de fournitures, etc.- Déplacements à prévoir

* Formations et qualifications obligatoires :BAC* Savoir : - Notion d'organisation et de gestion du temps de travail- Être capable d'établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi- Remplacer temporairement un agent au poste d'accueil en mairie annexe- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service- Connaissance de la collectivité et des circuits décisionnels- Techniques de secrétariat- Technique de prise de notes- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet et serveurs de la Collectivité)* Savoir-faire : - Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus* Savoir-être :- Capacités rédactionnelles- Rigueur, discrétion et réserve- Sens de l'organisation- Sens de la communication et du relationnel- Faire preuve de diplomatie- Respecter la confidentialité- Réactivité- Bonne condition physique- Capacité d'adaptation- Esprit d'équipe- Sens de l'initiative- Polyvalence- Dynamisme- Motivation- Sens du service public

• Logiciels bureautiques
• Dynamisme
• Archivage des données
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Prise de note
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation