Assistant de Gestion Administrative et Technique - Commune de Saint Paul H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable du service Parc automobile, Garage et Fluides, l'agent administratif et technique assure l'accueil, l'information et l'orientation des interlocuteurs du service. Il réalise le suivi administratif courant, le traitement des dossiers et la mise à jour des outils de suivi. Il assure également la réception, le contrôle, la préparation et le rangement des commandes de pièces, fournitures et matériels, ainsi que le suivi des stocks sur le logiciel ATAL en lien avec l'équipe mécanique.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Traitement et suivi administratif
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Réceptionner et vérifier la conformité des livraisons effectuées par les fournisseurs
- Ranger les produits selon le type ou la nature
- Délivrer les pièces détachées et veiller à la traçabilité de l'opération
- Gestion du stock pièces détachés sut ATAL
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Traitement et suivi administratif
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Réceptionner et vérifier la conformité des livraisons effectuées par les fournisseurs
- Ranger les produits selon le type ou la nature
- Délivrer les pièces détachées et veiller à la traçabilité de l'opération
- Gestion du stock pièces détachés sut ATAL
- Réalise l'inventaire annuel

Activités spécifiques
- Gestion de la plateforme de géolocalisation
- Transfert des véhicules vers les centres de réparation
- Livraison des palettes ORSEC

Formations et qualifications obligatoires
- Expérience sur un poste similaire fortement appréciée
- Connaissance solide dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Connaissance en matière de règles de sécurité liée à l'activité
- Permis B

Savoir
- Connaissance solide dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Libre Office)
- Maîtrise des logiciel RH, Finances et ATAL
- Caractéristiques techniques des produits, outillages ou matériels
- Fiches de dépôt et d'émission
- Principes de la gestion des stocks
- Principes de répartition de l'entrepôt, des systèmes et des conditions
- Organisation du référencement
- Réglementations afférentes aux produits stockés
- Conditions de stockage et de transport

Savoir-faire
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en oeuvre des documents à partir des outils bureautiques
- Reconnaître et vérifier les produits ou marchandises
- Faire le suivi des commandes
- Contrôler la réception en fonction de la commande
- Organiser le stockage des pièces, outillages ou matériels, en fonction de l'espace disponible et des conditionnements réglementaires
- Organiser la manutention et la distribution auprès des différents services demandeurs
- Décharger des marchandises
- Respecter les procédures de déchargement et de réception
- Préparer les marchandises pour l'entreposage ou l'envoi
- Manipulation et stockage des produits
- Manipuler et stocker en sécurité des produits dangereux ou fragiles
- Contrôler la quantité et la qualité des produits stockés
- Reconnaître les pictogrammes
- Reconnaître, utiliser, trier et traiter les matériaux d'emballage
- Utiliser un programme d'application pour la gestion des stocks
- Réalisation régulière d'inventaires Interpréter et remplir les bons et documents relatifs aux différentes étapes de l'inventaire (réception, entreposage, expédition)
- Effectuer les opérations d'inventaire

Savoir-être
- Rigueur et méthode
- Être prévoyant et réactif pour répondre rapidement et efficacement à l'obligation du service
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication
- Faire preuve de diplomatie
- Sens de l'initiative
- Dynamique
- Être disponible et à l'écoute des élus, et des agents

• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Excel
• Gestion des stocks
• Word
• Pro-activité
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Manutention
• Sens de l’organisation